Wagenparkbeheerders: een vak apart. Soms een taak erbij.
Het is vrijdagochtend. Sanne van HR belt onze receptie.
“Ik regel sinds kort ook de bedrijfsauto’s. Nu zegt een collega dat zijn banden vervangen moeten worden. Een ander heeft een onderhoudslampje en de derde wil een grotere vervangende auto. Hoe weet ik wat echt nodig is?”
Vorige maand hield Sanne zich vooral bezig met personeelszaken. Nu horen onderhoud, APK, reparaties en vragen van berijders er ook bij. De verantwoordelijkheid heeft ze gekregen. De autotechnische kennis zat niet bij de overdracht.
Wagenparkbeheer verdient meer dan een bijtaak
Het wagenpark is voor veel bedrijven een van de grootste kostenposten. Onderhoud, reparaties, banden, vervangend vervoer en stilstand hebben allemaal invloed op die kosten. Beslissingen over het wagenpark raken daarmee ook de dagelijkse bedrijfsvoering.
Toch krijgt iemand het beheer er regelmatig ‘even bij’. Daarom ondersteunen wij de verantwoordelijke medewerker met duidelijke afspraken, onderbouwd advies en een overzichtelijke planning. Zo krijgt het wagenpark de aandacht die het verdient.
Professioneel wagenparkbeheer of een extra verantwoordelijkheid
Sommige organisaties hebben een professionele wagenparkbeheerder, met technische kennis, duidelijke procedures en vaste afspraken. Bij andere bedrijven ligt deze verantwoordelijkheid bij HR, de administratie of de officemanager.
Een ervaren wagenparkbeheerder wil een werkplaats die de afspraken begrijpt en zelfstandig opvolgt. Iemand die het wagenpark erbij doet, heeft daarnaast behoefte aan uitleg: wat is noodzakelijk, wat kan wachten en waar moet een beslissing over worden genomen?
Onze receptie stemt de ondersteuning daarop af.
Afspraken op directieniveau
We kunnen op directieniveau afspraken maken over onderhoud, reparaties, kostenlimieten en vervangend vervoer. We leggen vast wie opdracht mag geven, welke werkzaamheden wij zelfstandig mogen uitvoeren en wanneer vooraf toestemming nodig is.
Ook spreken we af hoe we omgaan met extra wensen van berijders en hoe we terugkoppelen. Daarmee krijgt de officemanager, HR-manager of wagenparkbeheerder een duidelijk kader en hoeft niet iedere vraag opnieuw te worden uitgezocht.
De berijder meldt, wij beoordelen
Een berijder kan aangeven dat de banden versleten zijn, maar wij controleren de staat voordat we vervanging adviseren. Een onderhoudslampje vraagt om een andere beoordeling dan een verzoek om een grotere vervangende auto.
We maken onderscheid tussen technische noodzaak, een persoonlijke wens en de afspraken binnen het bedrijf. Onze receptie handelt binnen het afgesproken kader en legt beslissingen die daarbuiten vallen voor aan de bevoegde contactpersoon.
Vertrouwen is goed, controleren is beter
We maken afspraken op basis van vertrouwen. Wij leveren de technische kennis en voeren het werk uit binnen die afspraken. Uw officemanager, HR-manager of wagenparkbeheerder controleert of wij ons eraan houden.
Met duidelijke terugkoppeling en gespecificeerde facturen maken we dat inzichtelijk. Uw medewerker hoeft geen autotechnisch specialist te zijn om grip te houden op de uitvoering en de kosten.
Domme vragen bestaan niet
Doet u het wagenparkbeheer erbij, naast uw werk als officemanager, HR-manager of in een andere functie? Wij staan klaar om al uw vragen te beantwoorden. U hoeft geen verstand van auto’s te hebben om bij ons aan te kloppen.
Ook de berijder mag rechtstreeks met ons bellen voor een afspraak, een klacht of een vraag. We werken immers volgens vaste afspraken met uw organisatie. Onze receptie weet wat binnen die afspraken geregeld kan worden en wanneer overleg met u nodig is.
Duidelijke uitleg, een concrete keuze
Zijn er reparaties nodig waarvoor aanvullend akkoord vereist is? Dan vertellen we wat we hebben vastgesteld, waarom het werk nodig is, wat het kost en wat de gevolgen zijn voor de inzetbaarheid.
We houden de uitleg begrijpelijk en geven een helder advies. Zo kan de verantwoordelijke medewerker een onderbouwde beslissing nemen of deze voorleggen aan de directie.
Grip op kosten én stilstand
Een auto of bedrijfsauto die stilstaat, kan niet worden ingezet. Dat kan betekenen dat een medewerker niet op pad kan, een afspraak moet worden verzet of werkzaamheden blijven liggen.
Daarom kijken we naast de reparatiekosten ook naar de duur van de stilstand. Kostenbeheersing én een snelle doorlooptijd hebben prioriteit, met behoud van zorgvuldig onderhoud en een veilige auto.
Onze receptie stemt vooraf af wanneer het voertuig nodig is, zorgt dat de benodigde onderdelen klaar liggen en plant de werkzaamheden daarop in. We combineren werkzaamheden waar mogelijk, zodat de auto niet onnodig opnieuw naar de werkplaats hoeft. Waar nodig regelen we vervangend vervoer volgens de gemaakte afspraken.
Verandert de planning of is aanvullend akkoord nodig? Dan informeren we de afgesproken contactpersoon tijdig. Na afloop volgt een duidelijke terugkoppeling over de uitgevoerde werkzaamheden en eventuele aandachtspunten.
Facturatie op rekening
We factureren rechtstreeks aan uw organisatie, met betaling op rekening volgens de gemaakte afspraken. Zo hoeft de berijder geen kosten voor te schieten of achteraf te declareren.
Heeft u uw wagenpark ondergebracht bij een leasemaatschappij? Dan stemmen we vooraf de werkzaamheden, goedkeuring en facturatie af en factureren we na overleg rechtstreeks aan de leasemaatschappij.
De factuur bevat de afgesproken gegevens en een duidelijke specificatie, zodat uw administratie deze kan verwerken en uw wagenparkbeheerder kan controleren of alles volgens afspraak is uitgevoerd.
Zo ondersteunen we de professionele wagenparkbeheerder én de medewerker die deze verantwoordelijkheid erbij heeft gekregen. Wij leveren de vakkennis; u houdt de controle.