Overheid: duidelijke afspraken, zorgvuldig uitgevoerd.
Het is donderdag, half negen. Annelies staat aan de receptiebalie en legt de sleutel van haar dienstauto neer.
“Hij komt voor onderhoud. Er piept ook iets bij het remmen, dus kijk daar meteen even naar. Om elf uur moet hij klaar zijn, want dan moet ik weer op pad.”
De receptionist noteert haar melding. De remmen vragen extra aandacht, zeker nu Annelies zelf aangeeft dat er iets piept. Veiligheid gaat voorop. Daarom legt hij uit dat het onderhoud én het zorgvuldig onderzoeken van de remklacht niet binnen tweeënhalf uur te realiseren zijn.
“Maar we kijken hoe u toch op tijd verder kunt. Heeft u het PO-nummer bij de opdracht?”
Annelies glimlacht. “Mijn wagenparkbeheerder zei al dat jullie daarom zouden vragen.”
De receptionist denkt met haar mee, controleert de afspraken over vervangend vervoer en regelt een vervangende auto. Zo blijft Annelies mobiel en kan zij haar werkzaamheden voortzetten. De werkplaats krijgt ondertussen de tijd om haar dienstauto zorgvuldig te onderhouden en de remklacht te onderzoeken.
Een dienstauto heeft een taak
Voor Annelies is de auto een noodzakelijk middel om haar werk te doen. Of het nu gaat om handhaving, zorg, beleid of inspectie: het voertuig moet beschikbaar zijn wanneer haar taak daarom vraagt.
De wagenparkbeheerder kijkt daarnaast naar budgetten, contractafspraken en verantwoording. De auto wordt onderhouden met publiek geld. Daarom moeten de opdracht, de werkzaamheden en de factuur zorgvuldig op elkaar aansluiten.
Ervaring met overheidsopdrachtgevers
We hebben ervaring met gemeenten, provincies en de Rijksoverheid. Daardoor kennen we de dagelijkse praktijk van dienstvoertuigen, vaste procedures en zorgvuldige afstemming met de wagenparkbeheerder.
Van staatszaken tot toezicht op de markt: wij onderhouden de voertuigen waarmee medewerkers hun publieke taak uitvoeren.
Het contract vormt de basis
Vooraf stemmen we af welke werkzaamheden binnen de overeenkomst vallen, welke tarieven gelden en wie bevoegd is om opdracht te geven. Onze receptie werkt volgens die vastgelegde afspraken.
Een verzoek aan de balie is niet automatisch toestemming voor aanvullende werkzaamheden. We registreren de melding van de berijder, beoordelen wat nodig is en volgen de goedkeuringsprocedure van de opdrachtgever. Zo voorkomen we informele afspraken die buiten de opdracht vallen.
Betrouwbaarheid en een VOG
Ons bedrijf beschikt over een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Ook al onze medewerkers beschikken over een VOG.
Het juiste PO-nummer, vanaf het begin
Bij opdrachtgevers die met PO-nummers werken, controleren we vooraf of het juiste nummer en de bijbehorende opdrachtgegevens aanwezig zijn. We zorgen dat deze terugkomen op de werkorder en de factuur.
Is de opdracht onduidelijk of ontbreekt er informatie? Dan stemt onze receptie dit af voordat we beginnen. Dat voorkomt vertraging bij de uitvoering én bij de verwerking van de factuur.
Aanvullend werk volgt de officiële route
Blijkt uit het onderzoek dat de remmen gerepareerd moeten worden en valt dit buiten de bestaande opdracht? Annelies blijft er rustig onder.
“Daar ga ik niet over. Dat loopt via onze centrale wagenparkbeheerder.”
Onze receptionist kent de procedure en legt de bevindingen en kosten voor aan de bevoegde contactpersoon. Vervolgens volgen we de afgesproken inkoopprocedure van het ministerie, de gemeente of de betreffende overheidsorganisatie.
Pas wanneer de officiële digitale inkooporder met het juiste PO-nummer of, waar van toepassing, de ROB-Net-goedkeuring binnen is, voert de monteur de aanvullende werkzaamheden uit.
Zo blijven opdracht, toestemming en uitvoering op elkaar aansluiten. De wagenparkbeheerder houdt grip op het budget en kan iedere uitgave herleiden tot de juiste opdracht. Annelies blijft ondertussen mobiel met haar vervangende auto.
Ophalen en terugbrengen in overleg
Kan het dienstvoertuig meerdere dagen worden gemist? Dan kunnen we in overleg de auto ophalen en na uitvoering van de werkzaamheden terugbrengen.
In Den Haag is het verkeer tijdens de ochtend- en middagspits vaak druk. Daarom halen we de auto in de loop van de ochtend op. Door de benodigde werkplaatstijd en de verkeersdrukte lukt het niet altijd om deze dezelfde dag terug te brengen.
We spreken daarom vooraf met de contactpersoon en de wagenparkbeheerder af wanneer we de auto ophalen en terugbrengen. Zo weet iedereen waar hij aan toe is en hoeven medewerkers het vervoer naar en van de werkplaats niet zelf te regelen.
Duurzaamheid hoort bij de opdracht
Verduurzaming en de overstap naar emissievrije mobiliteit stellen andere eisen aan het wagenpark. Ook bij elektrische voertuigen blijven onderhoud, banden, remmen en diagnose belangrijk voor een betrouwbare inzet.
We stemmen onze werkzaamheden af op het voertuig en de duurzaamheidsafspraken van de opdrachtgever. Zo ondersteunen we de inzetbaarheid van het huidige wagenpark én de overgang naar elektrische mobiliteit.
Duidelijke terugkoppeling en digitale facturatie
Bij het maken van de afspraak vragen we wanneer het dienstvoertuig weer nodig is. Daar stemmen we de voorbereiding, werkplaatsplanning en eventuele inzet van vervangend vervoer op af. Dreigt de afgesproken gereedmelding te veranderen? Dan informeren we de contactpersoon én de wagenparkbeheerder tijdig.
Na uitvoering melden we terug wat is gedaan en wanneer het voertuig klaarstaat of wordt teruggebracht. We factureren digitaal volgens de afgesproken procedure, met het juiste PO-nummer en de benodigde specificatie.
Zo kan Annelies verder met haar werk en beschikt haar wagenparkbeheerder over een complete, controleerbare afhandeling.