Leasemaatschappijen: de berijder vraagt, de afspraken bepalen.
Het is woensdagochtend, half acht. De koffie loopt en aan de receptiebalie staat Martijn. Hij komt zijn leaseauto brengen.
“Maak hem maar weer helemaal in orde. Doe gelijk de navigatie updaten, twee nieuwe voorbanden en graag een trekhaak. Ik ga binnenkort met de caravan weg.”
Onze receptionist schenkt een kop koffie in en neemt zijn wensen door. De vakantieplannen zijn duidelijk. Nu de afspraken met de leasemaatschappij nog.
Een wens is nog geen opdracht
De berijder vertelt ons wat hij ervaart en wat hij graag wil. De leasemaatschappij bepaalt welke werkzaamheden binnen de afspraken vallen en waarvoor toestemming nodig is.
Daarom leggen we klachten en wensen zorgvuldig vast. We beoordelen wat technisch noodzakelijk is en welke verzoeken aanvullend zijn. Onderhoud, banden, een navigatie-update of een trekhaak: ieder onderdeel vraagt om de juiste beoordeling en goedkeuring.
Aanvragen via het ROB-systeem
Voor leasemaatschappijen die met ROB werken, dienen we de aanvragen digitaal in via ons ROB-account. We geven aan welke werkzaamheden nodig zijn, onderbouwen de aanvraag en gebruiken de landelijk vastgestelde bedragen en tarieven die binnen de betreffende afspraken gelden.
Onze receptie kent deze werkwijze. Daardoor kunnen we aanvragen compleet indienen en voorkomen we onnodig overleg of vertraging door ontbrekende informatie.
Digitaal geregeld, snel aan het werk
De aanvraag en goedkeuring verlopen via de computer. Zodra het vereiste akkoord binnen is, kan de werkplaats aan de slag met de goedgekeurde werkzaamheden.
Blijkt tijdens het werk dat er meer nodig is? Dan dienen we een aanvullende aanvraag in. Zo blijven de uitgevoerde werkzaamheden en de toestemming van de leasemaatschappij op elkaar aansluiten.
Duidelijkheid voor de berijder
De berijder wil weten wat er gebeurt en wanneer zijn auto klaar is. Wij leggen uit welke werkzaamheden zijn goedgekeurd, welke wensen nog beoordeeld worden en wat dit betekent voor de planning.
Zo weet hij ook of de trekhaak er vóór de vakantie daadwerkelijk komt.
Digitale facturatie
Na uitvoering verwerken we de werkzaamheden en factureren we digitaal volgens de afspraken met de leasemaatschappij. De factuur sluit aan op de goedgekeurde aanvraag en bevat de benodigde gegevens.
Van de eerste vraag aan de balie tot de digitale factuur houdt onze receptie het overzicht. De berijder krijgt heldere communicatie, de leasemaatschappij houdt grip op de kosten en de werkplaats kan door.